Главная | Защита прав потребителя | Составление письма просьбы

Составление письма просьбы

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА


Удивительно, но факт! Это поможет выказать уважение.

Чем деловое письмо-просьба отличается других видов писем? Деловая переписка — важнейшая часть системы документных коммуникаций. Письма являются ее наиболее массовыми документами. Существует множество разновидностей официальной корреспонденции. Вся она представляет собой форму письменного диалога, который способствует решению важнейших вопросов деятельности организаций. Ее жанрово-тематический диапазон отличается широким разнообразием.

Письмо-просьба — один из распространенных видов деловой корреспонденции. Необходимость написания подобных обращений может быть вызвана различными причинами, и перечислить их все не представляется возможным. Официальное письмо с просьбой может представлять собой тактичный запрос или являться дипломатичным требованием по текущему вопросу. Оно служит для достижения конкретной цели автора и необходимо, чтобы побудить адресата к тем действиям, которые необходимы составителю письма-просьбы.

Ситуаций, когда возникает необходимость составления письма-просьбы, особенно много в управленческой деятельности.

№2. Почему ИМЕННО он?

Поводом может стать как простая ситуация, не требующая усиленной аргументации и развернутых объяснений, так и проблема, без объяснения сути которой, невозможно получить положительный ответ. Во втором случае автору потребуется не просто изложить свою просьбу, но и обосновать ее, объяснить получателю, почему необходимо поступить тем или иным образов.

Существующие в делопроизводстве шаблоны и стандарты упрощают составление официального письма с просьбой.

Составление письма просьбы постепенно шла

Любое деловое обращение должно соответствовать правилам деловой переписки. Корреспонденция — это, в первую очередь, лицо компании-отправителя. Ее оформление требует внимания к мелочам и соблюдения правил бизнес-этикета. Для того чтобы составить письмо-просьбу от имени организации потребуется фирменный бланк с указанием всех необходимых реквизитов.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Обращение заверяют подписью уполномоченного должностного лица и печатью компании. Как написать официальное письмо с просьбой? Деловое письмо-просьбу составляют по всем правилам официальной переписки. Для того чтобы в итоге получить положительный ответ, при написании обращения следует придерживаться определенного алгоритма. Он позволит структурировать содержание письма, донести до адресата основные мысли, четко и ясно изложить суть проблемы.

Определите, к кому именно вы обращаетесь? К адресату лучше обращаться персонально. Соблюдая общепринятые правила делового этикета, используйте обращение по имени отчеству. Это поможет выказать уважение.

Составление письма просьбы мгновение

Кроме того, личная просьба накладывает на должностное лицо, получившее письмо, определенную ответственность. Даже в том случае, когда нужно составить письмо-просьбу для группы людей, обращение лучше персонализировать. Почему вы обращаетесь именно к этому адресату? Рекомендуется заблаговременно объяснить адресату, почему вы обратились именно к нему. Можно сделать ему комплимент и отметить его деловые или личные качества, прошлые заслуги, которые имеют значение в контексте вашего обращения.

Такой прием сподвигнет рассмотреть письмо с просьбой более внимательно и найти возможность удовлетворить ее. Важно быть искренним и не переступать границу между комплиментом и лестью. Как вы можете обосновать свою просьбу? Заранее продумайте аргументы и выстройте их в тексте письма по схеме сильный — средний — самый сильный. Заинтересуйте адресата, раскройте перед ним потенциальные выгоды, связанные с выполнением вашего желания.

Озвучьте актуальную для него проблему и покажите, как можно ее решить, удовлетворив ваши интересы.

Важное в декабре

Опишите значимость проблемы и дайте адресату понять, что ее решение может быть выгодным для вас обоих. Какую информацию нужно сообщить адресату? Опишите проблему максимально лаконично и предельно ясно. Не допускайте двусмысленности и максимально конкретизируйте желаемый результат: Письмо-просьба требует от адресата принятия управленческого решения. Для этого ему необходима точная информация: Эти подробности нужно сформулировать точно, не оставляя места недосказанности. В противном случае инициатива может перейти к получателю, просьба будет формально удовлетворена, но составитель получит не то, что хотел.

Какие выводы можно сделать? После изложения просьбы необходимо ее видоизменить и повторить еще раз, акцентируя внимание адресата на потенциальных выгодах. При этом возможная выгода не всегда обязана быть материальной.

Читайте также:

  • Спецификация к договору аренды оборудования с правом выкупа
  • В каких случаях можно расторгнуть договор купли продажи квартиры
  • Забрать права после лишения 2017
  • Как расчитать день в счет отпуска
  • Какие расценки у адвокатов